נושא ניהול זמן ופרודוקטיביות תמיד עניין אותי. הרגשה של להטוטן בקרקס הזמן שבמקום כדורים, טבעות ולפידים, מקפיץ משימות ופרויקטים. מנסה לשמור על איזון.

הנושא של ניהול זמן עלה אצלי לפני כמה שנים כשהרגשתי שאני ממש נאבק תחת העומס. לא משנה באיזו תקופה, הרגשתי שמלא משימות מפוזרות בכל מיני מקומות שרשמתי, אני שוכח משימות, שוכח רעיונות, מסיים משימות בדקה ה-90 ולא מתמיד במה שניראה לי חשוב. הרגשתי תסכול גדול, לא היה ניראה לי הגיוני לרדוף אחרי הזנב של עצמי.

החלטתי שאני חייב לנהל את הזמן. לנהל אותי.

תמיד הייתי אחראי וידעתי איך לגשת למטלות, אבל הרגשתי שאני חייב מערכת יותר מסודרת. כן, הכל כתוב במלא מקומות ויש מלא תזכורות, אבל שמתי לב שחלק מהדברים אני עושה וחלק אני דוחה. זה הביא אותי למקום של חשיבה. סדר עדיפויות של משימות ופרויקטים – מה אני מרגיש לגבי כל דבר. הרי גם אם אני כותב סדר יום יומי, שבוע וחודשי עדיין אני צריך לבצע את מה שכתבתי ושם מגיע המקום של ההרגשה לגבי המשימות. למה דחיתי אם דחיתי, למה קידמתי אם קידמתי, למה המשימה הכי חשובה ולמה המשימה ההיא יכולה לנוח בינתיים על ספסל המחליפים.

גיליתי משהו נוסף. כשהייתי בלימודי התואר הראשון והשני שלי באוניברסיטה, היה לי חבר קטן שאהב לשבת לי על הכתף – מר דד ליין. כל מבחן, פרויקט, סמינריון, עבודת גמר, הוא אהב להזכיר לי ש"אין זמן!!!" וגם ש"זה לא יגמר אם לא תתעורר". באופן מפתיע, גליתי שלא רק שסיימתי את המשימות לפני הזמן, אלא הדד ליין הגביר אצלי את היצירתיות. פתאום חשבתי על רעיונות יותר יצירתיים שאפשר לעשות בכל משימה. מוגבלות הזמן עזרה לי כאן מאוד, על אף הידיעה שיש קו סיום מאוד ברור במרתונים השונים.

היה לי מאוד חשוב להשתמש בכלים שיסייעו לי לרכז את המשימות ביום-יום ובפרקי זמן ארוכים. מצאתי כלים שעוזרים לי מאוד לארגן, לקבוע ולעקוב אחרי הזמן שלי:

טרלו (Trello)

מערכת ארגון משימות ליחיד ולצוותים. דרך מערכת זו ניתן ליצור לוחות עם שמות הפרויקטים ובתוך הלוחות אפשר ליצור רשימות לפי סיווגים, להוסיף קבצים כמו pdf ותמונות, לפרק לתתי משימות ועוד פיצ'רים נחמדים שמסייעים לניהול הפרויקטים. בטרלו יש אפשרות להשתמש גם בגרסת ווב וגם בגרסת האפליקציה, כשאני מעדיף יותר את גרסת המקרו הרחבה של הווב. האפליקציה נותנת מענה מידי לכל משימה שצריך להכניס או לסיים.

https://trello.com

גוגל קיפ (Google Keep)

קחו את כל הפתקיות הצהובות שהיינו מדביקים כדי לזכור משימות, רעיונות ושאר שרבוטים ותעשו לזה המרה דיגיטלית סופר נוחה ושימושית. בכלי של גוגל אפשר לכתוב הערות, לשרבט, להקליט קול ולצרף תמונה. יש גם אפשרות לתייג פתקית לתווית התחום שלה ואפילו לצרף אליה שותף (אחלה דבר במיוחד בפתקית סופרמרקט). בנוסף להערות יש אפשרות שהפתקית תשמש גם כתזכורת. אני בעיקר משתמש בגוגל קיפ לצורך תיעוד רעיונות, טיוטות ורשימות קצרות. קיימת גם באפליקציה וגם בווב.

https://keep.google.com

אברנוט (Evernote)

חושבים על איך נראית ספריה דיגיטלית רק בלי הספרנית שצורחת "שקט בספריה!!!"? כמו אברנוט. במערכת ידע זאת אפשר ליצור מחברות לפי תחומים ובתוך המחברת להוסיף הערה המכילה קישור לאתר, קטע ממנו או דף שלם, הוספת תמונות, קבצים והקלטה. בנוסף, יש תוסף לדפדפן כרום שמקל מאוד על תיוק של אתרים למחברת הרלוונטית. גם האתר וגם האפליקציה נוחים לשימוש וקיימת גם אפשרות לסמן ולמיין לפי תיוג.

https://evernote.com

 גוגל קלנדר (Google Calendar)

לוח שנה שעושה קסמים. קודם כל התצוגה שלו מאוד נוחה ואפשר לקבוע אפשרות של יום, שבוע, חודש, שנה ולוח זמנים. יש בו סנכרון ימי הולדת של אנשי הקשר של גוגל וגם אפשרות לסנכרן עם יומנים אחרים. חוץ מקביעת אירועים, יש אפשרות לקבוע תזכורת התראה לכל היום או לזמן ספציפי ובנוסף יש אפשרות גם לקבוע יעד כדי ליצור הנעה לפעולה והיעד יהיה חלק מהלוח שנה.

https://calendar.google.com/calendar

יומן פיזי

על אף שאנחנו חיים בעולם דיגיטלי שעוזר לנו מאוד לשפר את הפרודוקטיביות עם כלים מתאימים, עדיין היומן הקשיח והקשוח נותן גם את חלקו. ביומן אני כותב רק את הדברים שאני הולך לעשות ולא מעמיס עליו את כל המשימות. בנוסף, אני עושה לעצמי מעקב שבועי של התחביבים שלי כדי להיות לראות איך אני עומד ביעדים שהצבתי.

בנושא של ניהול זמן מה שמוביל אותי מתחלק לשני ערוצים: הראשון הוא סדר. שיש תהליך זרימת משימות למספר מצומצם של דליים, כשכל דלי נותן את החלק שלו במערכת. השני הוא פירוק לגורמים. במקום כותרות מפוצצות לבצע משימות קטנות ובסיום ביצוע של כל משימה אפשר לחגוג ניצחון.

הזמן הוא ים. מערכת לניהול זמן היא ספינה. אתם הקברניט. הרימו עוגן.